Những Kinh Nghiệm Khi Quyết Toán Thuế

Trước khi làm quyết toán thuế bạn cần chuẩn bị sẵn lịch trình và thông báo cho giám đốc lịch làm việc và chuẩn bị văn phòng tiếp đoàn thanh tra.

Chuẩn bị hồ sơ để làm việc với cơ quan thuế

Những hồ sơ cần chuẩn bị gồm có:

Giấy phép đăng ký kinh doanh (giấy phép thành lập doanh nghiệp).

Phiếu thu, chi, nhập xuất.

Tờ khai hàng tháng: Chuẩn bị tờ khai của các tháng trong năm mà doanh nghiệp mình quyết toán.

Sổ sách: In, ký tên, đóng dấu đủ sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết tài khoản, thẻ kho, sổ kho.

Chứng từ: Chuẩn bị đầy đủ, hóa đơn mua vào, bán ra, giấy nộp tiền vào NSNN, bảng lương, hợp đồng lao động.

Các thứ khác cần chuẩn bị: Kiểm tra các hóa đơn mua vào, bán ra kê khai trong phụ lục 01, 02 của tờ khai và tính hợp pháp của hóa đơn.

Kiểm tra các khoản chi phí: Bạn cần kiểm tra xem chi phí có đủ hóa đơn, chứng từ. Kiểm tra chi phí tiền lương, BHXH... Cần lưu ý rằng, hợp đồng lao động phải đúng và đầy đủ, chi lương bằng tiền mặt phải có chữ ký nhận và chữ ký phải phù hợp với hợp đồng lao động, chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cho các khoản chi phí quảng cáo, khuyến mại...

Kiểm tra các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu, khuyến mãi, hàng bán bị trả lại ( Cơ quan thuế sẽ kiểm tra kỹ trường hợp giảm giá vốn hàng bán bị trả lại có hợp lý hay không...)

Về TSCĐ: Kiểm tra thời gian trích khấu hao đúng theo quy định, có mở thẻ theo dõi TCSĐ... ( việc không in thẻ theo dõi TCCĐ cũng là phần việc quan trọng mà các nhân viên kế toán ít quan tâm, nhưng nếu không có chứng từ này, phần chi phí trích khấu hao của đơn vị có thể sẽ bị loại).

Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước: Là căn cứ để cơ quan thuế và đơn vị dễ đối chiếu công nợ thuế đến hết kỳ quyết toán.... Báo cáo tài chính (BCĐKT, BCĐPS, BC KQKD, LCTT, TM BCTC...).

Quyết toán thuế có thể diễn ra trong vòng từ 3 – 7 ngày, tùy quy mô công ty còn lại đoàn đề nghị cung cấp file mềm để về cơ quan đối chiếu kiểm tra trước khi đưa ra kết quả thanh tra cuối cùng, vì vậy các bạn phải chuẩn bị nếu làm bằng phần mềm thì quan tâm đến việc kết xuất dữ liệu, chủ yếu là các tài khoản loại 6.

Sau đây là 1 số kinh ngiệm khi cơ quan thuế xuống quyết toán

Có 5 sắc thuế quan trọng nhất:

- Thuế giá trị gia tăng (GTGT)

- Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

- Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

- Thuế xuất -nhập khẩu, thuế nhà thầu (nếu có)

- Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)

Khi cơ quan thuế xuống kiểm tra, để không bị động trước cơ quan thuế, chúng ta phải chuẩn bị cẩn thận những công việc sau

1. Thuế giá trị gia tăng (VAT)

- Thường được bắt đầu bằng công đoạn kiểm tra hoá đơn theo báo cáo thuế. Do vậy bạn cần sắp xếp hóa đơn GTGT đầu ra đầu vào bản gốc kèm theo các tờ khai.

- Cần rà soát các hóa đơn xem thông tin và các chữ ký + dấu đã đầy chưa.

- Cần phải kiểm tra lại tất cả các hóa đơn đã kê khai nhưng có vấn đề photo ra một bản, lập bảng kê để riêng ra.

- Các hóa đơn bị mất bản gốc, chỉ có bản pho to cần chuẩn bị kèm theo các công văn báo mất đã gửi cơ quan thuế.

- Các hóa đơn đầu ra hủy cần pho to kèm với biên bản hủy để riêng ra.

- Các hoá đơn mua hàng có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng trở lên bạn nên có bản sao chứng từ thanh toán kèm theo để đỡ mất công mỗi lần cán bộ thuế hỏi lại phải đi tìm trong đống sổ phụ ngân hàng. Kế toán nên chủ động nắm rõ tất cả các số liệu, sổ sách và các báo cáo thuế để giải trình khi cán bộ thuế hỏi đến.

2. Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Thuế TNDN là loại thuế mà liên quan đến toàn bộ hệ thống tài chính kế toán của doanh nghiệp, nên hồ sơ của loại thuế này chính là toàn bộ sổ sách kế toán, tài liệu kế toán của doanh nghiệp.

- Sổ sách kế toán đã in, ký, đóng dấu của doanh nghiệp...

- Chứng từ photo kẹp với phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu kế toán.

- Bảng tính giá thành dịch vụ, hàng hóa gia công sản xuất.

- Hợp đồng mua bán - Hồ sơ tài sản cố định.

- Hồ sơ ngân hàng.

- Các quyết định lương, quyết định khấu hao, quyết định thôi khấu hao.

- Bảng tính khấu hao, bảng phân bổ chi phí, bảng phân bổ doanh thu.

- Biên bản hủy hàng hỏng, biên bản kiêm kê kho, biên bản kiểm kê quỹ, nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành...

- Tờ trình về các công việc, kế hoạch chi tiêu năm...

- Đối chiếu công nợ, xác nhận số dư ngân hàng, các quyết định xử lý công nợ, công văn đòi nợ từng lần.

- Hồ sơ pháp lý công ty.

3. Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) Các hồ sơ tài liệu cần chuẩn bị

- Hợp đồng lao động (để xem xét việc trả lương Gross hay là lương Net)

- Bảng lương và các chứng từ thanh toán lương kèm sẵn một file excel tổng hợp loại thuế.

- Thẻ lương nhân viên.

- Các biên lai khấu trừ thuế cho các lao động không ký hợp đồng.

- Các chứng từ liên quan đến đăng ký giảm trừ gia cảnh, giấy chứng nhận người phụ thuộc không có thu nhập, các bản sao giấy khai sinh...

- Bản sao công chứng hộ chiếu, visa của các cá nhân người nước ngoài.

- Các ủy quyền quyết toán thuế của các lao động quyết toán thuế tại doanh nghiệp.

- Các giấy tờ khác liên quan.

4. Thuế xuất nhập khẩu, thuế nhà thầu (nếu có)

Những loại thuế này liên quan đến các hợp đồng kinh tế với các đối tác nước ngoài, do vậy hồ sơ chuẩn bị cần phải để ý đến việc dịch thuật các tài liệu là tiếng Anh để tránh việc thuế hạch sách bắt đi dịch lúc đó rất mất thời gian.

Hồ sơ chuẩn bị để cán bộ thuế kiểm tra bao gồm:

- Các hợp đồng ngoại bản Tiếng Anh và tiếng Việt, nếu có dịch công chứng là tốt nhất.

- Hồ sơ tài liệu liên quan đến các mặt hàng xuất nhập khẩu như: CO, Quanlity...

- Tờ khai nhập khẩu, xuất khẩu.

- Chứng từ nộp thuế

- Chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng (photo)

- Các tài liệu khác có liên quan.

5. Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)

Thuế này thường là các cơ sở sản xuất mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc nhập khẩu các mặt hàng chịu thuế TTĐB.

Hồ sơ cần chuẩn bị:

- Các giấy tờ chứng minh thuế TTĐB đã nộp ở khâu trước để khấu trừ ở khâu tại doanh nghiệp đối với đơn vị sản xuất mặt hàng chịu thuế.

- Các tờ khai nộp thuế, biên lai nộp thuế ở khâu nhập khẩu và bán hàng trong nước.

- Tổng hợp doanh số hàng hóa tiêu thụ đặc biệt bán ra.

- Các giấy tờ tài liệu khác có liên quan.